60 Probleme, die du mit einer Nachricht löst.

Ich habe 400 ungelesene E-Mails und keine Ahnung, was wichtig ist.

Geh mein Postfach der letzten zwei Wochen durch. Archivier die Newsletter, schreib Antwortentwürfe für alles, worauf ein Kunde oder Kollege wartet, und gib mir eine Liste mit den 10 Mails, die mich brauchen.

Einen Termin abzustimmen kostet sechs E-Mails.

Such nächste Woche einen 45-Minuten-Termin, der für mich, Anna und Tom passt, schick die Einladung raus und setz die Agenda aus diesem Thread rein.

Jedes Behördenportal will einen anderen Login und einen 2FA-Code.

Melde dich im Portal vom Finanzamt an, lade alle Bescheide aus diesem Jahr herunter und speicher sie mit lesbaren Namen unter Dokumente › Steuer › 2026.

Mein Downloads-Ordner ist eine Müllhalde.

Räum meinen Downloads-Ordner auf: Rechnungen nach Finanzen, Screenshots nach Bilder › Screenshots, Installer in den Papierkorb. Zeig mir den Plan, bevor du etwas verschiebst.

Formulare, Formulare, Formulare.

Füll das Onboarding-Formular für Lieferanten unter diesem Link mit unseren Firmendaten aus dem gemeinsamen Laufwerk aus. Schick es nicht ab, sondern zeig mir vorher einen Screenshot.

Ich vergesse Verlängerungen, bis etwas nicht mehr läuft.

Prüf jeden Monat, wann unsere Domains, Versicherungen, Mietverträge und der TÜV fürs Auto fällig sind, und sag mir auf Telegram Bescheid, wenn in den nächsten 30 Tagen etwas ansteht.

Rechnungen aus Portalen zusammensuchen frisst meinen Montag.

Melde dich bei jedem Lieferantenportal aus meinem Tresor an, lade die Rechnungen vom letzten Monat herunter, leg sie unter Drive › Rechnungen › {Monat} ab und poste die Summen in #finance.

Die Stripe-Auszahlungen passen nie zum Kontoauszug.

Gleich die Stripe-Auszahlungen der letzten Woche mit unserem Onlinebanking ab. Liste jede Auszahlung auf, die nicht aufgeht, mit Links zu beiden Seiten.

Unser Steuerberater fragt ständig nach fehlenden Belegen.

Such in unserem Buchhaltungstool alle Kartenzahlungen aus dem September ohne Beleg, such zu jeder in meinen E-Mails und lade hoch, was du findest.

Kunden zahlen zu spät und ich laufe ungern hinterher.

Such alle Rechnungen, die mehr als 14 Tage überfällig sind, und schreib für jeden Kunden eine freundliche Zahlungserinnerung als Entwurf in Gmail. Nicht senden.

Wir zahlen für Software, die keiner nutzt.

Liste jedes Abo auf, das letztes Quartal über die Firmenkarte abgebucht wurde, mit Preis und letztem Login. Markier alles, was seit 60 Tagen nicht genutzt wurde.

Die Budget-Tabelle ist nie aktuell.

Öffne die Budget-Mappe in Excel, aktualisier das Ist-Blatt mit dem Bankexport von diesem Monat und markier jede Zeile, die mehr als 10 % über Plan liegt.

Mein CRM hängt immer eine Woche hinterher.

Aktualisier nach jedem Call in meinem Kalender den Deal in HubSpot mit Notizen, nächstem Schritt und Abschlussdatum und schreib das Follow-up als Entwurf in Gmail.

Leads zu recherchieren dauert länger, als mit ihnen zu reden.

Such für jede Firma in dieser Tabelle Website, Mitarbeiterzahl, aktuelle News und den richtigen Ansprechpartner auf LinkedIn. Füll die Spalten aus.

Deals schlafen ein und ich merke es zu spät.

Liste jeden Abend die Interessenten auf, die seit 3 Tagen nicht geantwortet haben, und schick mir auf Telegram für jeden einen Vorschlag für eine kurze Nachfass-Nachricht.

Angebote kosten einen ganzen Nachmittag.

Erstell ein Angebot für {Firma} in unserer Google-Docs-Vorlage aus meinen Notizen vom letzten Call und der Preisliste. Lass es als Entwurf.

Ich will wissen, wer unsere Preisseite besucht hat.

Schau jeden Morgen in unserer Analytics nach, welche Zielkunden gestern unsere Preisseite besucht haben, und setz sie im CRM auf die Liste „warm“.

Messe-Leads verstauben in einer Tabelle.

Importier die 140 Leads aus diesem Export vom Messestand in unser CRM, gleich sie mit bestehenden Kontakten auf Dubletten ab und schreib für die besten 20 ein persönliches Follow-up als Entwurf.

Werbe-Reporting heißt vier Dashboards und Copy-and-paste.

Hol Ausgaben, Klicks und Verkäufe aus Meta, Google und TikTok Ads in unsere Report-Tabelle und markier jede Kampagne, die mehr als $80 pro Verkauf kostet.

Manche Anzeigen kosten Geld und verkaufen nie.

Such jeden Morgen die Anzeigen, die mehr als $50 ausgegeben haben, ohne einen einzigen Verkauf. Schick mir die Liste und pausier die, zu denen ich Ja sage.

Unsere beste Anzeige nutzt sich ab.

Schau dir unsere drei Meta-Anzeigen mit den meisten Verkäufen vom letzten Monat an und schreib von jeder fünf neue Versionen: neuer Aufhänger, gleiches Angebot. Leg sie zum Prüfen in unser Anzeigen-Dokument.

Konkurrenten ändern ihre Preise und ich erfahre es von Kunden.

Behalte die Preisseiten dieser drei Konkurrenten im Blick. Wenn sich etwas ändert, schick mir einen Screenshot und eine Zusammenfassung in zwei Zeilen.

Unser Suchtraffic ist eingebrochen und keiner weiß, warum.

Such in der Search Console nach Seiten, die im Vergleich zur Vorwoche mehr als 20 % Klicks verloren haben, und schlag für jede eine konkrete Lösung vor.

Bewertungen bleiben wochenlang unbeantwortet.

Antworte auf neue Google-Bewertungen in unserem Ton. Schick mir alles unter 3 Sternen, bevor du darauf antwortest.

„Wo ist meine Bestellung?“ Fünfzigmal am Tag.

Beantworte neue „Wo ist meine Bestellung“-Tickets mit dem aktuellen Tracking-Link aus Shopify und unseren Versandbedingungen. Alles, was älter als 10 Tage ist, gibst du an mich weiter.

Unsere Bestseller sind ständig ausverkauft.

Gleich jeden Morgen den Bestand in Shopify mit den Verkäufen der letzten 30 Tage ab und schreib Bestellentwürfe für alles, was in weniger als zwei Wochen ausgeht.

Produktseiten sind dünn und uneinheitlich.

Schreib die Beschreibungen dieser 25 Produkte in unserem Ton neu, ergänz Größen- und Materialangaben aus den PDFs vom Lieferanten und speicher sie als Entwürfe.

Die Angebote auf Marktplätzen laufen auseinander.

Vergleich Preise und Bestand zwischen unserem Shopify-Shop und unseren Amazon-Angeboten und korrigier jede Abweichung in Seller Central. Zeig mir vorher die Liste.

Retouren sind mühsame Handarbeit.

Bearbeite die Retourenanfragen von heute: Bestellung prüfen, Retourenlabel in unserem Versandtool erstellen, per E-Mail an den Kunden schicken und in der Retouren-Tabelle eintragen.

Bestellungen beim Lieferanten laufen noch per E-Mail.

Gib für jede neue Bestellung mit Dropshipping-Artikeln die Bestellung im Portal des Lieferanten auf und trag die Sendungsnummer in Shopify ein, sobald sie da ist.

Dieselben fünf Fragen füllen die Support-Warteschlange.

Beantworte neue Zendesk-Tickets, die unser Hilfecenter schon abdeckt, verlinke den passenden Artikel und lass den Rest mir zugewiesen.

Kunden schreiben in drei Sprachen.

Beantworte neue Kunden-E-Mails auf Französisch, Spanisch und Italienisch in unserem üblichen Ton anhand unseres Hilfecenters und leg mir von jeder Antwort eine deutsche Kopie ab.

Erstattungen brauchen drei Tools.

Prüf bei Erstattungsanfragen unter $50 die Bestellung in Shopify, erstatte sie in Stripe und antworte dem Kunden. Bei allem, was größer ist, frag mich.

Unser Hilfecenter ist veraltet.

Lies die Tickets vom letzten Monat, finde die 10 häufigsten Fragen ohne guten Artikel und schreib diese Artikel als unveröffentlichte Entwürfe in unser Hilfecenter.

Keiner liest die wöchentlichen Support-Zahlen.

Poste jeden Montag fünf Zeilen in #support: Ticketzahl, Zeit bis zur ersten Antwort, die drei häufigsten Themen und eine Sache, die wir beheben sollten.

Telefonnotizen landen nie im Ticket.

Nimm die Gesprächsnotizen, die ich in Slack einfüge, such das Ticket des Kunden und füg sie dort als interne Notiz mit dem nächsten Schritt hinzu.

Jeden Tag zu posten ist ein zweiter Job.

Plane die Instagram- und LinkedIn-Posts für nächste Woche anhand unserer Produktliste, schreib die Texte in unserem Ton und plane sie ein. Zeig mir den Plan, bevor etwas live geht.

Aus einem Blogartikel sollten zehn Posts werden.

Mach aus dem heutigen Blogartikel einen LinkedIn-Post, eine Instagram-Caption und einen kurzen Newsletter-Text in unserem Ton. Speicher alles als Entwurf, damit ich es prüfen kann.

Kommentare und DMs stapeln sich.

Beantworte neue Kommentare und DMs auf unseren Instagram- und Facebook-Seiten mit den Antworten aus unserem FAQ-Dokument. Alles zu Erstattungen oder Beschwerden lässt du für mich liegen.

Creator zu finden dauert ewig.

Such 20 Instagram- und TikTok-Creator aus dem Bereich Wohnen und Einrichten mit 10.000 bis 100.000 Followern, trag Engagement und Kontakt-E-Mail in unsere Creator-Tabelle ein und schreib für jeden eine kurze persönliche Nachricht als Entwurf.

Der Newsletter geht immer zu spät raus.

Schreib den Newsletter für diesen Monat in Mailchimp aus unseren drei neuesten Posts und den neuen Produkten, schick mir eine Test-Mail und plane ihn für Donnerstag, 9:00 Uhr ein, sobald ich OK sage.

Jeder Kanal will eine andere Bildgröße.

Öffne unser Banner in Canva, erstell die fünf Größen von dieser Liste mit der neuen Überschrift und speicher sie als PNG im gemeinsamen Ordner.

Ich brauche bis Freitag einen Marktüberblick.

Such alle Firmen, die KI-Buchhaltung für kleine Unternehmen in Deutschland anbieten. Für jede: Website, Preise, Finanzierung und ein Satz zum Ansatz. Pack alles in eine Tabelle.

Welches Tool sollen wir kaufen?

Vergleich diese vier Projektmanagement-Tools für eine Agentur mit 12 Leuten: Preis, Gantt, Kundenzugang, Zeiterfassung. Meld dich für Testversionen an, wenn nötig, und gib mir eine Empfehlung.

Ausschreibungen rutschen uns durch.

Durchsuch jeden Morgen die öffentlichen Vergabeportale nach Marketing- und Website-Projekten in unserer Region und schick mir neue mit Frist und Budget.

Lange PDFs, die ich nie lesen werde.

Lies den 80-seitigen Vertrag in meinem Downloads-Ordner und liste jede Klausel zu Kündigung, Haftung und automatischer Verlängerung mit Seitenzahl auf.

Ich will einen Preisalarm, keinen Tab, den ich ständig neu lade.

Behalte den Preis von diesem Flug und diesem Monitor im Blick. Sag mir Bescheid, wenn einer von beiden um mehr als 10 % fällt.

Bis die Suche nach neuen Leuten anläuft, dauert es ewig.

Such 30 erfahrene Buchhalter in München, die offen für einen neuen Job sind, mit Profil-Links und warum jeder passt, und trag sie in unsere Recruiting-Tabelle ein.

Eine neue Kollegin einzurichten heißt zehn Tools.

Leg für unsere neue Kollegin Lisa Konten in Google Workspace, Slack, Notion und unserem HR-Tool an, füg sie den richtigen Gruppen und Kalendern hinzu und schick mir die Checkliste, wenn du fertig bist.

Beim Offboarding entstehen Sicherheitslücken.

Entferne Max aus jedem Tool auf unserer Offboarding-Liste, übertrag seine Dateien an mich und bestätige jeden Schritt in #ops.

Im Büro ist der Kaffee alle. Schon wieder.

Wenn jemand in #office „Wir haben kein … mehr“ schreibt, bestell es über unser Amazon-Business-Konto nach und bestätige es im Thread.

Alte Bürosoftware, die keiner anfassen will.

Öffne unser altes Bestellprogramm, exportier die Bestellungen von gestern als Tabelle und lade sie ins gemeinsame Laufwerk hoch.

Dem Drucker geht genau am Abgabetag der Toner aus.

Prüf jeden Freitag die Tonerstände auf der Statusseite des Bürodruckers und bestell bei unserem üblichen Lieferanten neue Kartuschen für alles unter 20 %.

Neue Software soll keinen Arbeitslaptop durcheinanderbringen.

Installier auf deinem eigenen Mac die Testversionen dieser drei PDF-Editoren, probier in jedem, eine Testdatei zusammenzuführen und zu unterschreiben, und sag mir, welcher am einfachsten ist.

Mein Morgen fängt mit 20 Apps an.

Lies jeden Morgen um 6:30 Uhr mein Postfach, meinen Kalender und den Umsatz von gestern und schick mir ein Briefing in fünf Zeilen auf Telegram.

Reisen zu buchen ist ein Labyrinth.

Such den besten Flug nach Lissabon nächsten Monat, der in meinen Kalender passt, und ein Hotel in der Nähe vom Veranstaltungsort unter 180 €. Frag mich, bevor du etwas bezahlst.

Für den Termin, den ich brauche, ist nichts frei.

Schau auf der Buchungsseite vom Bürgeramt nach einem freien Termin in den nächsten vier Wochen und buch den ersten, der in meinen Kalender passt.

Ein Abo zu kündigen ist absichtlich mühsam.

Kündige mein Streaming-Abo, das ich seit Juni nicht mehr genutzt habe. Mach Screenshots von der Bestätigung.

Familienfotos sind überall verstreut.

Such alle Fotos von unserer Italienreise auf meinem Mac, pack sie in Fotos in ein Album und teil es mit meinem Partner.

Rechnungen und Verträge, die ich nie vergleiche.

Vergleich unsere Strom- und Internetverträge mit aktuellen Angeboten und sag mir, wie viel wir mit einem Wechsel sparen würden. Wechsle nichts.